Mededeling RandomData betreffend Communicatie Kanalen

De afgelopen tijd is er onduidelijkheid geweest over welke communicatiekanalen RandomData het beste kan gebruiken. Daarbij zijn verschillende behoeftes, belangen en wensen naar voren gekomen en afgelopen membermeeting besproken. Met dit document willen we meer hulp bieden en duidelijkheid scheppen. We willen dit graag doen door de behoeftes die we hebben gehoord en gezien te benoemen, en daarbij toe te lichten welke kanalen hier op dit moment al in voorzien. Tijdens de membermeeting van 22 augustus hebben we ook gedeeld welke kanalen we willen inzetten, en hebben we toegelicht welke behoeftes en doelen daarbij centraal staan.

TL;DR

Met dit plan willen we meer duidelijkheid brengen in onze communicatie, zorgen dat belangrijke informatie bewaard blijft, en het voor zowel leden als nieuwe mensen makkelijker maken om hun weg te vinden en worden gefaciliteerd. We nodigen iedereen uit om mee te helpen bij de overgang, zodat we dit samen zo soepel mogelijk kunnen laten verlopen.

Primaire behoeftes

• Instant Messaging – Voor snelle communicatie. Bijvoorbeeld als er pizza besteld word in de space, of iets korts gedeeld / gevraagd moet worden door wie dan ook
• Discussie – Voor langere, inhoudelijke gesprekken.
• Mededelingen, Publiekelijk en voor Members – Om enige mededelingen vanuit het bestuur vast te leggen
• Documentatie – Documentatie over projecten of projecten die gedaan worden in de space
• Social Media – Sociale uitingen voor de space, wat aandacht trekt naar de hackerspace
• Facilitair – Diensten, zoals een MATE betaling systeem, LDAP voor accounts, en virtuele machines / data opslag voor projecten.

Invulling

Invulling	Wat	Waar	Hoe	Retentie	Moderatie	Onboarding
Instant Messaging	korte, urgente communicatie (“Wie is er in de space?”, “Pizza vanavond?”, “USB-sticks in de aanbieding”).	Signal	Alleen korte, vluchtige berichten. Geen discussies of documentatie.	1 Maanden	leden herinneren elkaar aan het gebruik (“laten we dit verder bespreken op Mattermost”).	nieuwe leden krijgen automatisch een uitnodiging voor de Signal-groep.
Discussie	inhoudelijke discussies, ideeën, maar ook kletsen en gekkigheid.	Mattermost	Iedereen kan meedoen.	1 Jaar	we maken een vaste set (Algemeen, Techniek, Projecten, Lounge). Nieuwe kanalen alleen na overleg, zodat er geen wildgroei ontstaat. beheer door de communicatiegroep; zij sluiten oude of ongebruikte kanalen.	nieuwe leden krijgen uitleg en link naar Mattermost in hun welkomsbericht.
Mededelingen	officiële aankondigingen (events, belangrijke updates). Geen discussie.	Signal Announce-groep (alleen beheerders kunnen posten). Mattermost Announce-kanaal, Altijd met verwijzing naar een permanente bron (Wiki of website).	Signal voor Member mededelingen Mattermost, Wiki / Website voor Publieke uitingen	Voor altijd. Retentie op de Wiki of Website	alleen communicatiegroep plaatst berichten.	N/A
Documentatie	kennisdeling, handleidingen, verslagen, projecten.	Wiki	Iedereen kan bijdragen. Wiki is de bron voor alle blijvende informatie. Signal/Mattermost verwijzen door naar de wiki.	Voor Altijd	Wiki-werkgroep houdt overzicht en verwijdert rommel.	Account aanvragen bij bestuur. Om bot verkeer tegen te gaan
Publieke uitingen / Social Media	nieuws, foto’s, activiteiten, promotie naar buiten.	website, Mastodon,Flickr, evt. wiki als publiekswebsite.	Berichten namens Randomdata worden geplaatst door de communicatiegroep.	Voor Altijd	Gemodereerd door RandomData. Berichten moeten kort, uitnodigend en laagdrempelig.	nieuwe leden krijgen uitleg dat persoonlijke posts welkom zijn, maar niet automatisch namens Randomdata.
Facilitair	praktische zaken als LDAP, MATE-betaling, dataopslag, VM’s.	aparte technische documentatie in de wiki.	aanspreekpunt is de bestuur.	Zolang de facilitaire dienst aanwezig is	Gezamelijk beheerd, of door de bestuur. Afhankelijk van de faciliteit	Op eigen intiatief of aanvragen bij het bestuur

Afbouwing

Voorlopig voegen we geen nieuwe communicatiekanalen toe. Wel houden we goed in de gaten of er in de toekomst andere of extra behoeftes ontstaan, zodat we hierop kunnen inspelen als dat nodig blijkt.

Feedback

Feedback over de manier van communiceren en kanalen is welkom, laat ons gerust weten wat de problemen zijn waar je tegenaanloopt. Alle reacties verzamelen we en nemen we mee in de member meetings, zodat het overzichtelijk blijft en iedereen de kans krijgt om mee te denken.