View source for Mededeling RandomData betreffend Communicatie Kanalen

De afgelopen tijd is er onduidelijkheid geweest over welke communicatiekanalen RandomData het beste kan gebruiken. Daarbij zijn verschillende behoeftes, belangen en wensen naar voren gekomen en afgelopen membermeeting besproken. Met dit document willen we meer hulp bieden en duidelijkheid scheppen. We willen dit graag doen door de behoeftes die we hebben gehoord en gezien te benoemen, en daarbij toe te lichten welke kanalen hier op dit moment al in voorzien. Tijdens de membermeeting van 22 augustus hebben we ook gedeeld welke kanalen we willen inzetten, en hebben we toegelicht welke behoeftes en doelen daarbij centraal staan.

= TL;DR =
Met dit plan willen we meer duidelijkheid brengen in onze communicatie, zorgen dat belangrijke informatie bewaard blijft, en het voor zowel leden als nieuwe mensen makkelijker maken om hun weg te vinden en worden gefaciliteerd. We nodigen iedereen uit om mee te helpen bij de overgang, zodat we dit samen zo soepel mogelijk kunnen laten verlopen.

= Primaire behoeftes =

* '''Instant Messaging''' – Voor snelle communicatie. Bijvoorbeeld als	er pizza besteld word in de space, of iets korts gedeeld / gevraagd	moet worden door wie dan ook
* '''Discussie''' – Voor langere, inhoudelijke gesprekken.
* '''Mededelingen, Publiekelijk en voor Members''' – Om enige	mededelingen vanuit het bestuur vast te leggen
* '''Documentatie''' – Documentatie over projecten of projecten die gedaan worden in de	space
* '''Social Media''' – Sociale uitingen voor de space, wat aandacht trekt	naar de hackerspace
* '''Facilitair''' – Diensten, zoals een MATE betaling systeem, LDAP voor accounts,	en virtuele machines / data opslag voor projecten.

= Invulling =
{| class="wikitable"
|'''Invulling'''
|'''Wat'''
|'''Waar'''
|'''Hoe'''
|'''Retentie'''
|'''Moderatie'''
|'''Onboarding'''
|-
|Instant Messaging
|korte, urgente communicatie (“Wie is er in de space?”, “Pizza vanavond?”, “USB-sticks in de aanbieding”).
|Signal
|Alleen korte, vluchtige berichten.

Geen discussies of documentatie.
|1 Maanden
|leden herinneren elkaar aan het gebruik (“laten we dit verder bespreken op Mattermost”).
|nieuwe leden krijgen automatisch een uitnodiging voor de Signal-groep.
|-
|Discussie
|inhoudelijke discussies, ideeën, maar ook kletsen en gekkigheid.
|Mattermost
|Iedereen kan meedoen.
|1 Jaar
|we maken een vaste set (Algemeen, Techniek, Projecten, Lounge). Nieuwe kanalen alleen na overleg, zodat er geen wildgroei ontstaat.


beheer door de communicatiegroep; zij sluiten oude of ongebruikte kanalen.
|nieuwe leden krijgen uitleg en link naar Mattermost in hun welkomsbericht.
|-
|Mededelingen
|officiële aankondigingen (events, belangrijke updates). Geen discussie.
|Signal Announce-groep (alleen beheerders kunnen posten).


Mattermost Announce-kanaal,

Altijd met verwijzing naar een permanente bron (Wiki of website).
|Signal voor Member mededelingen

Mattermost, Wiki / Website voor Publieke uitingen
|Voor altijd. Retentie op de Wiki of Website
|alleen communicatiegroep plaatst berichten.
|N/A
|-
|Documentatie
|kennisdeling, handleidingen, verslagen, projecten.
|Wiki
|Iedereen kan bijdragen.

Wiki is de bron voor alle blijvende informatie.


Signal/Mattermost verwijzen door naar de wiki.
|Voor Altijd
|Wiki-werkgroep houdt overzicht en verwijdert rommel.
|Account aanvragen bij bestuur. Om bot verkeer tegen te gaan
|-
|Publieke uitingen / Social Media
|nieuws, foto’s, activiteiten, promotie naar buiten.
|website, Mastodon,Flickr, evt. wiki als publiekswebsite.
|Berichten namens Randomdata worden geplaatst door de communicatiegroep.
|Voor Altijd
|Gemodereerd door RandomData. Berichten moeten kort, uitnodigend en laagdrempelig.
|nieuwe leden krijgen uitleg dat persoonlijke posts welkom zijn, maar niet automatisch namens Randomdata.
|-
|Facilitair
|praktische zaken als LDAP, MATE-betaling, dataopslag, VM’s.
|aparte technische documentatie in de wiki.
|aanspreekpunt is de bestuur.
|Zolang de facilitaire dienst aanwezig is
|Gezamelijk beheerd, of door de bestuur. Afhankelijk van de faciliteit
|Op eigen intiatief of aanvragen bij het bestuur
|}

= Afbouwing =
Voorlopig voegen we geen nieuwe communicatiekanalen toe. Wel houden we goed in de gaten of er in de toekomst andere of extra behoeftes ontstaan, zodat we hierop kunnen inspelen als dat nodig blijkt.

= Feedback =
Feedback over de manier van communiceren en kanalen is welkom, laat ons gerust weten wat de problemen zijn waar je tegenaanloopt. Alle reacties verzamelen we en nemen we mee in de member meetings, zodat het overzichtelijk blijft en iedereen de kans krijgt om mee te denken.